وزارة التجارة والصناعة
المعهد القومى للجودة
كيف تحقق أكبر الأهداف باستخدام أقل الوسائل؟ كيف تحقق 80% من الأهداف باستخدام 20 % من الوسائل
بقلم.
م. عبد السلام عبد السميع
مقدمة: عادة يبذل الأشخاص مجهودات كبيرة جداً للوصول إلى أهداف معينة ربما تكون قليلة (وفي أكثر الأحيان يبذلون مجهودات كثيرة للوصول إلى أهداف قليلة).
قاعدة: نحن نبذل جهوداً كثيرة ووسائل متعددة لا نستغلها جميعاً في تحقيق الأهداف بل نكاد لا نستفيد بأكثر من 20% منها لتحقيق الأهداف. ونحن نسعى في هذه القاعدة للوصول إلى بذل 20% من الجهد لتحقيق 80% من الأهداف.
تطبيقات عملية للقاعدة:
- في الأعمال التجارية قد تأتي أكبر نسبة من الأرباح من نسبة قليلة جداً من المنتجات 80/20.
- في الاستقراء والبحث نحن نأتي بأكبر نسبة من الاستنتاجات عن طريق استعمال نسبة لا تتعدى خمس المعلومات المتاحة والأفكار المعروضة.
- في مجال التربية نحن لا نطبق مما نعرفه من مبادئ التربية أكثر من نسبة قليلة نحصل بها على أكثر ما نتمنى من النتائج !!
- في الموارد يتحكم 20% من سكان العالم في 80% من موارده بينما يبقى الباقي لا يحصل إلا على النسبة الباقية يعانون الفقر والجوع.
هل هذه القاعدة دقيقة؟:
- أول من وضع هذه القاعدة في الإدارة هو الاقتصادي الإيطالي الشهير "باريتو" عام 1897 عندما وجد أن توزيع الثروة في مجتمعه هو بهذه النسبة فعلاً وأن الأثرياء القليلين هم الذين يتحكمون في نسبة لا تقل عن 80% من الثروة.
- وهذه القاعدة قاعدة تقريبية وصفية لما يحصل من وصولنا من جهة بذل الوسائل للوصول للأهداف، وقد تصدق بصورة دقيقة في بعض الأحيان، بل إن بعض الإداريين يرونها دقيقة لأكبر مدى ويرون أن تحققها أمر واقع بالتجربة.
أهمية هذه القاعدة:
تأتي أهمية هذه القاعدة من حيث إننا مطالبون بتقليص الهادر والمنفق في جهودنا ومواردنا عن طريق تطبيقها واقعياً، يمكننا فعلاً استغلال أقل جهد ممكن للوصول لأكبر نتيجة مرجوه. كذلك فنحن عن طريق تطبيقنا لها سنتوجه للتركيز والاهتمام بأكثر الوسائل فعالية وأهم الموارد تأثيراً للوصول لأفضل النتائج.
كيف تعمل القاعدة:
عندما تريد أن تحقق غاية معينة فإنك تجمع لتحقيق هذه الغاية عدداً من الوسائل وعند تطبيق ذلك بالتجربة العملية ستجد أن كثيراً من هذه الوسائل لم ينتج لك الأثر المطلوب لتحقيق تلك الغاية، وستجد أن بعض هذه الوسائل تدعم بعضاً وبعضها يضعف بعضاً، وستجد أن الفعال من هذه الوسائل هو أصغر قدر وأنه سيحقق لك نسبة كبيرة من الغايات المطلوبة وأن نسبة كبيرة من الوسائل لم تحقق إلا شيئاً يسيراً أو لم تحقق شيئاً أصلاً.
كيف نستفيد من هذه القاعدة؟
1- يمكن الاستفادة من هذه القاعدة عن طريق التقويم Evaluation المستمر لأداء الوسائل المختلفة في كل عمل إداري للوصول لأفضل الوسائل تأثيراً.
2- لابد من استثمار الوسائل الفعالة لأنه عن طريقها تتحقق أكثر الأهداف.
3- لابد من تجميع مجموع الوسائل المتلائمة التي تربط بينها روابط تقوي فاعليتها ولا نكتفي بفاعلية الوسيلة – فإن الشركة قد تفشل في عملها رغم أن كل العاملين بها مدربين لأن علاقاتها سيئة.
4- ينبغي على المدير تغيير وسائله دائماً وتحديد أهدافه المنجزة وتحديد أي الأهداف المنجزة ثم تحقيقه بأي الوسائل فإن هذا التغيير سيوصل إلى أفضل مستوى للتقدم.
القاعدة والتطبيق على الواقع الإداري :
- الرقمان 20 و 80 هما رقمان افتراضيان والنسبة 20/80 لا تعني بالضرورة أن تحقيق 80% بالضبط من الأهداف يستدعي بالضبط فقط 20% من الوسائل، بل إن المقصود هو أنه في التطبيق الواقعي الإداري تقترب النسبة الحقيقية من 20/80، فقد تكون 30/70 بمعنى أن 30% من الوسائل الفعالة تحقق 70% من الأهداف أو قد تكون 25/75، وقد تكون غير ذلك.
فنحن نتعامل مع نوعين من الأعداد: أعداد الوسائل يساوي 100% وأعداد الأهداف ويساوي 100%.
إحذر!!!
-أن تقحم هذين الرقمين في كل شيء؛ فليس لهما قداسة؛ ومن ثم فلا تقلق إذا جاء الواقع مغايرا لهما !!!
-أن تجعل القاعدة ذريعة لعدم التفكير!!
إنتبه !!
قاعدة 20/80 تضع بين يديك وسيلة جديدة للتفكير، ولكن تحقيقك لـ80% من النجاح في تطبيقها يعتمد بالدرجة الأولى على تحديد عناصر النجاح الهامة بدقة وإلا كان الفشل.
نصائح لاكتساب البصيرة التي تمكنك من رؤية قاعدة 20/80 وتطبيقها بفعالية:
- انتق أهدافك بدقة لكن لا تبلغ حد الإيمان الأعمى بنجاحها رغم تغير الظروف.
- لاتتردد في تغيير أهدافك واختيار أهداف جديدة عند تغير الظروف المحيطة، ولا تتمسك بأهدافك القديمة إذا لم تحرز النجاح الذي خطط له، وأكرم لك أن تتخلى عنها بمحض رغبتك قبل أن يجبرك غيرك على ذلك!!
- ابحث عن النجاح والتميز في نطاق ضيق 20% فقط من المجال الذي تظن أنه يمكنك التأثير داخله. فالتركيز يوفر لك الفعالية الناجمة عن الحشد، تماماً مثل حزمة الأشعة التي تتركز في بؤرة العدسة المحدبة.
- تخل عن الأعمال التي يستطيع غيرك إنجازها بطريقة أفضل وبسرعة أكبر، ولا تقم إلا بالأنشطة التي تحبها بنسبة 80% وابتعد عن التنافس في الأنشطة التي لا تحبها إلا بنسبة 20%، لأنه في الغالب أنك ستخسر وتفقد جزءاً من طاقتك ووقتك.
- تذكر أن 20% من المحاولات الفاشلة تسبب 80% من (عقدة الفشل) فركز جهدك على الأنشطة التي تمنحك الإحساس بالنجاح.
- لا تمنح أي موظف أكثر من 20% من الفرص التي يعتقد أنه جدير بها ليظهر 80% من فعاليته، وفي المقابل طبق نفس المعيار على نفسك؛ فلا تعتقد أن مديرك سيمنحك أكثر من 20% مما تطالب به لتثبت له جدارتك بنسبة 80%.
- إمنح الأهداف الحاسمة 80% من وقتك وجهدك ولا تفرط أو تبالغ في وضع الأهداف التي تفقدك تركيزك.
مبادئ أساسية في استخدام القاعدة:
تعتمد هذه القاعدة على مبدأين أساسيين يندرج تحتهما كل الخطوات الأخرى:
1- الاختيار الدقيق للعناصر المؤثرة القليلة (التي تقع في فئة 20%) (وللأخرى – فئة 80%).
2- الربط القوي بين الوسائل والنتائج بأساليب جديدة ومبتكرة ومتغيرة ومن الواضح أن تطبيق هذين المبدأين يتطلب من المدير قدرة مميزة على حسن التقدير والذكاء وبعد النظر مما يتطلب حسابات وأرقام، وللحصول على تلك الميزة ينبغي الإلمام الكامل بالظروف والملابسات والعلاقات بين الوسائل العاملة.
علامات على طريق تطبيق القاعدة:
1- تطلع دائماً إلى الأداء المتميز وحاول الوصول إلى الإنجاز الكبير وحاول دائماً معرفة أهم الوسائل والعناصر الفعالة التي تساهم في هذا الأداء المتميز.
2- لا تحجم عن المشاركة أو البدء في أي مشروع جديد إشفاقاً من حجم الجهد أو الموارد المطلوبة لأدائه ذلك لأن ما تسعى إليه هو تحقيق 80% من النجاح وليس 100%.
3- إهتم بالفعالية والتأثير على أوقات متوسطة وقصيرة ولا تشغل بالك بالمدى الطويل، فبطول المدة تتبدل الأحوال والأحداث.
4- حاول دائماً تغيير الوسائل المستخدمة قدر الاستطاعة مع تقييم فاعليتها على فترات قصيرة.
5- يجب أن تسعى إلى التميز في نطاق ضيق (20%) من المجال الذي تظن أنه يمكنك التأثير داخله , ويمكن أن نطلق عليه التركيز الذي يوفر الفعالية والتأثير.
6- إختيارك لأهدافك بدقة لا يعني إيمانك الأعمى بنجاحها رغم تغيير الظروف وسارع في تغيير أهدافك إذا لم تحرز النجاح المخطط له، أقتل أهدافك قبل أن يقتلها الواقع أو المنافسون .
7- أترك الأعمال التي يستطيع غيرك إنجازها بطريقة أفضل وبسرعة أكبر وانتقل إلى المنافسة على أعمال أخرى تستطيع أن تخطف الأضواء فيها.
8- لا تقم إلا بالأنشطة التي تحبها بنسبة 80% وابتعد عن الأنشطة التي لا تحبها، وتذكر أن 20% من المحاولات الفاشلة تسبب 80% من حالات الإحجام.
خاتمة:
هذه القاعدة التي أوضحناها هي قاعدة وسائلية معينة للقدرة على الإنجاز والتميز ولسنا هنا بصدد النصح لتطبيقها على المعاملات الإنسانية الاجتماعية إلا بعد إعادة الصياغة والبحث في طريقة التطبيق، وتظل هذه القاعدة طريقة ناجحة من طرق الاحتفاظ بالطاقة المهدرة والاستفادة لأقصى حد بالطاقة المبذولة.
