وزارة التجارة والصناعة
المعهد القومى للجودة
المعيار الذهبي لأنظمة إدارة الجودة (ISO 9001) والتكيف مع جائحة كورونا
بقلم.
م. مدحت فهمي صالح
لقد تسبب فيروس كورونا الجديد (كوفيد -19) في تعطيل الحياة والاقتصاد والصناعات بشكل كامل. وكما هو الحال مع معظم الأزمات، كان المستعدون أفضل حالًا. في حين أن معظم الشركات ربما لم تكن تستعد لمواجهة الجائحة، فإن اتباع اللوائح والمواصفات يساعد في مجابهة كل أزمة. تقدم المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) بعضًا من أكثر المواصفات المقبولة عالميًا منذ 75 عامًا. اتضح من خلال تحليل آراء العديد من الخبراء أن ISO 9001 ، المعيار الذهبي لأنظمة إدارة الجودة (QMS) ، أثبت أنه مفيد في التكيف مع الجائحة.
كان أحد الأسئلة التي تناولها الخبراء بالتحليل هو "كيف كانت شركات ISO 9001 مستعدة بشكل أفضل لمواجهة COVID-19؟".
الإجابة أن هناك طريقتان يمكن من خلال ISO 9001 إعداد شركة للجائحة (الوباء). بعضها أكثر عمومية قليلاً ، مثل الهيكل والانضباط المتأصل في مواصفات ISO. إذا كان لدى المنشأة بالفعل هذا المستوى من التنظيم في العمل، فمن الأسهل الاستجابة للتغيير. وهذا ينطبق على أي نوع من التغيير أو الكوارث أو المخاطر، وليس الوباء فقط. توفر ISO إجراءات تشغيل قياسية للمساعدة في إدارة التغيير.
بطريقة أكثر تحديدًا ، تعد إدارة الجودة أكثر أهمية في عالم COVID-19. المحصلة النهائية لنظام إدارة الجودة ISO 9001 هي، هل تلبي منتجاتك المتطلبات التنظيمية باستمرار؟ من الواضح أن هناك الكثير من التفاصيل التي تدخل في ذلك. مع أزمة مثل الوباء ، يعد التحكم الفعال في التغيير أمرًا ضروريًا وإذا كان بإمكان المنشأة التغيير بسرعة ، فهذا أفضل. التفكير القائم على المخاطر هو عنصر آخر محدد في ISO 9001 يساعد عند التعامل مع COVID-19. إذا كانت المنشأة متوافقةً مع ISO ، فيجب أن يكون لها ضوابط وقائية لمساعدتها في التعامل مع المخاطر. إن الأمر لا يتعلق أيضًا بالمخاطر التي يتعرض لها المنتج أو سلسلة التوريد الخاصة بالمنشأة ، إنه يتعلق بالمخاطر على العاملين بالمنشأة ذاتها. جزء من ISO 9001 هو أن المنشأت تحتاج إلى توفير البيئة المناسبة للعاملين بها. تعد بيئة العمل المادية الآمنة أحد مكونات البند (7.1) في المواصفة. ليس المقصود، بطبيعة الحال، أن المقصود التفكير تقليديًا في ذلك على أنه تضمين الأقنعة ومعقم اليدين في المنشآة وتوعية العاملين للقيام بذلك، ولكن ما تعنيه هو توفير "بيئة العمل الآمنة" أثناء COVID-19.
سؤال آخر تم طرحه، وهو ما هي بنود المواصفة ISO 9001 الأخرى التي يمكن القول أنها أكثر فائدة أثناء الأزمات بصفة عامة؟
أتفق على أن بند (5) ، "البند الخاص بالقيادة" ، ذو فائدة كبيرة. عند التحدث عن الوباء ، فإننا نتحدث عن شيء سيؤثر على الأعمال على المستوى التنظيمي. وفي الحقيقة ، يجب أن تكون الجودة أيضًا مفهومًا تنظيميًا مهمًا عبر الأقسام. لذا ، فإن جعلها أولوية للإدارة وإشراكهم بشكل مباشر أمر مهم حقًا. لنفترض أنه بعد أن بدأ الجميع العمل من المنزل ، كان هناك حاجة إلى مدير جودة لمنح الموظفين إمكانية الوصول عن بُعد إلى نظام إدارة الجودة (QMS). إن القيام بذلك، لا سيما بالنظر إلى الأمن المتضمن، هو عملية أسرع عندما تشارك الإدارة وتدرك الأهمية. كما أتفق على أن هناك أجزاء بالمواصفة ISO 9001 تتعلق "بالعملاء" والتي تعتبر مهمة أثناء الجائحة. البند الفرعي (8.2.1) يتعلق “بالتواصل مع العملاء”. سواء كنت تخبر العملاء بأن بعض المنتجات لن تكون متاحة في الوقت الحالي، أو أنه قد يكون هناك تأخيرات في الشحنK أو مجرد إرسال بريد إلكتروني إلزامي، فإن التواصل مع العميل مهم بشكل خاص في وقت الأزمات. ويعتبر الحفاظ على رضا العملاء جزءًا كبيرًا من نظام الجودة. ويتعلق البند الفرعي (7.2) “بكفاءة الموظف”. لهذا البند أهمية خاصة لأنه من الواضح، أثناء تفشي الوباء، يمرض الكثير من الناس، لذا فإن المنشأة تتعامل مع قوة عاملة مخفضة. واضطرت الكثير من المنشآت إلى تسريح العمال بسبب الانكماش الاقتصادي. في كلتا الحالتين، ينبغي التأكد من عدم ترك أي دور دون مراقبة فيما يتعلق بنظام الجودة الخاص بالمنشأة. ينصح الخبراء أن الموظفين الذين يتولون مسؤوليات لم تكن لديهم من قبل يحتاجون إلى التدريب وينبغي على المنشأة الاحتفاظ بوثائق التدريب لإثبات أنه تم القيام به. في بعض الحالات، يمكن إجراء التدريب بالسرعة الكافية، ويتم إنشاء سجل تلقائيًا.
أما السؤال الذي يمكن أن يطرح نفسه: ما هي النصيحة التي تقدمها للشركات غير الحاصلة – حتى الأن - على شهادة نظام إدارة الجودة (ISO 9001) أو نظم الإدارة الأخرى (مثل: الإدارة البيئية – السلامة والصحة المهنية – إدارة الطاقة – أمن المعلومات – إدارة المنشأت التعليمية .. وغيرها) في التعامل مع الأزمات والمخاطر؟.
