كيف تقوم بتحديد الإحتياجات التدريبية بشكل علميTNA

بقلم. 

د. أيمن الدهشان

يعد تحديد الاحتياجات التدريبية المرحلة الأكثر أهمية والأكثر صعوبة بذات الوقت في منظومة العملية التدريبية خاصة مع جائحة كورونا وتغير الكثير من الوظائف، وتكمن أهمية هذه المرحلة كونها المنطلق الأساسي والموجه لباقي مراحل العملية التدريبية.

التدريب عملية مقصودة أركانها: مدرب، ومتدرب، ومادة تدريبية، ووسائل وأساليب تدريبية، وتقويم يهدف إلي قياس مدي ما تحقق. فالتدريب: هو محصلة تكامل وتفاعل العناصر التالية:

1. احتياجات تدريبية حقيقية ذات علاقة بعمل الموظفين.
2. برنامج جيد: برنامج تدريبي يتم تصميمه وفق أسس ومبادئ فنية تخاطب احتياجات تدريبية حقيقية.
3. مدرب كفء: مدرب تتوافر لدية المهارات الشخصية والتخصصية والتدريبية.
4. متدرب له احتياج تدريبي: متدرب يدرك حاجته للتدريب ويشعر بأهميته ويقبل عليه.
5. إمكانيات مكانية ومادية وفنية بما فيها من مساعدات حديثة خصوصا التطبيقات الحديثة وإنشاء أنظمة متطورة تناسب الظروف الحالية   .

ويقصد بالاحتياجات التدريبية: الفجوة بين مستوي معارف ومهارات وقدرات الفرد الحالية ومستوي المعارف والقدرات الواجب توفرها لديه لممارسة مهامه الوظيفية على الوجه المطلوب وهي بالتالي تعبير عن الفجوة بين مستوي الأداء المرغوب ومستوي الأداء الحالي للفرد.

• تعريف الاحتياجات التدريبية: الفجوة في الأداء بين المستوي الحالي للموظف ومستوي الأداء المرغوب به حالياً أو مستقبلاً.
• تحديد الاحتياجات التدريبية: هي الفجوة الظاهرة وغير الظاهرة في أداء الموظف إما في مهاراته أو معارفه أو معلوماته أو اتجاهاته، وتحتاج إلي تغيير أو تعديل حتي تتناسب مع متطلبات وظيفته الحالية أو المستقبلية بدرجة من الجودة والإتقان حتي يحقق أهداف المنظمة التي يعمل بها.

وتظهر أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية للأسباب التالية:

• قصور في الأداء أو تغيير في نظم العمل.
• ظهور أولويات جديدة في العمل أو متطلبات جديدة للعمل.
• ظهور تهديدات جديدة مثل فيروس covid19  المستجد.
• ظهور أدوار جديدة للموظف.
• ظهور معايير أداء جديدة.
• معرفة مستويات الاحتياجات التدريبية.
• الانعدام: معرفة الشخص بهذا الموضوع معدومة تماماَ.
• النقص: بعض المعرفة العامة لكنها غير كافية.
• الكفاية: قدر مناسب من المعارف والمهارات للقيام بالمهام لكن الأداء غير فعال.
• الدقة: المستوي المطلوب لتحقيق دقة وانتظام الأداء.
• الاتقان: الجمع بين الدقة والسرعة في الأداء.

كما يستدل على أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية كونها تعمل على توفير المعلومات الهامة التالية:

• تحديد نوع التدريب المطلوب.
• تحديد بيئة التدريب.
• الجدول الزمني للأنشطة التدريبية.
• الموارد المطلوبة للتدريب (مواد بشرية، مالية،...الخ).
• اختيار وتصميم مواد وأساليب التدريب المناسبة.
• تيسير الاتصال بين المؤسسة والجهات التدريبية.
• الترويج للمجالات الجديدة في التدريب.

ثالثاً: متطلبات وأساليب تحديد الاحتياجات التدريبية:

1. تحليل التنظيم:

يتناول تحليل المنظمة لأغراض تحديد الاحتياجات التدريبية إجراء مسح تنظيمي يغطي الأبعاد التالية:

• دراسة الأهداف الإستراتيجية للمنظمة.
• تطور المنظمة من حيث أهدافها، مواردها، أساليب عملها، عملاؤها...
• تحليل الهيكل التنظيمي.
• تحليل المناخ التنظيمي.
• دراسة وتحليل واقع القوي البشرية العاملة في المنظمة.
• تحليل مؤشرات الكفاءة والفعالية التنظيمية.

وبطبيعة الحال فإن دراسة وتحليل كل جانب من هذه الأبعاد يستلزم استخدام أدوات وأساليب إدارية وإحصائية لا يتسع المجال لبحثها في هذه المساحة.

1. تحليل الوظيفة أو العمل:

• العمل: هو النشاط الذي يوظف فيه الفرد قدراته الفعلية والحسية والجسمية لينجز شيئا ما وفيما يتعلق بالعمل التنظيمي فهو نشاط يميز الفرد عن غيره يتصل بطبيعة ما يقوم به في التنظيم ومتطلباته من التأهيل والقدرات الشخصية لأدائه.
• أما الوظيفة: فهي عبارة عن أداور وواجبات ومسؤوليات ومهام محددة يلتزم الشخص بإنجازها والتي من شأنها تحقيق أهداف معينة مقابل أجر أو مكافأة أو تعويض مالي.
• إن تحليل الوظيفة يتمثل بالعملية التي يتم من خلالها فحص ودراسة دقيقة للتعرف على طبيعة وخصائص الوظيفة وذلك من خلال الإجابة عن الأسئلة التالية:

• ما هي الأعمال التي يقوم بها الفرد؟
• كيف يقوم بأدائها؟
• ما هي الأدوات والوسائل المستخدمة لأدائها؟
• ما هي النتائج المتوقعة؟
• ما هي المؤهلات والقدرات المطلوبة للقيام بها؟

وغالباً ما يتم تحليل الوظيفة من خلال دراسة الوثائق والسجلات والتقارير الخاصة بها، وبإجراء المقابلات مع شاغليها ورؤسائهم وزملائهم أو استخدام الاستبيانات أو فحص مستوي وجودة الخدمة – السلعة المقدمة – وعند تحليل الوظيفة لابد من مراعاة الحيادية والموضوعية في دراستها والتحرر من عوامل التحيز.

1. تحليل أداء الفرد:

يعد تحليل أداء الفرد والتعرف على سلوكه الوظيفي من أهم متطلبات تحديد الاحتياجات التدريبية، ويقصد بتحليل أداء الفرد قياس مستوي أدائه عند قيامه بواجباته الوظيفية وتحديد مدي نجاحه أو قدرته للوصول إلي مستوي الأداء المطلوب وبالتالي تحقيق الأهداف المنوطة به، ينصب التحليل في هذا الإطار على المعارف والمهارات والدوافع السلوكية والقدرات الذاتية التي يتمتع بها الفرد مقارنة بما تتطلبه الوظيفة من هذه المواصفات ومن الأساليب المستخدمة لتحديد الاحتياجات التدريبية علي مستوي الفرد.

• الملاحظة أو المشاهدة للأداء والسلوك.
• دراسة سجلات الأداء.
• قياس مستوي الروح المعنوية والرضا الوظيفي.
• التعرف على آراء الزملاء والمرؤوسين.
• استخدام الاختبارات.
• مناقشة الجماعات.
• مسح الأحداث الحرجة.
• تحليل ووصف الوظائف.
• التحديد المبني على القدرات.
• المقابلات.

ويمكن التعرف علي مستوي أداء الأفراد من خلال:

أسلوب التدريب المبني علي القدرات وهو الأكثر شيوعا الأن : المفهوم- والمقومات والمقارنة .

• والقدرة هي: حزمة من المعارف والمهارات والاتجاهات اللازمة لأداء العمل وفق معايير محددة.
• فلسفة القدرات: القدرة ترتبط دائماً بما يمكن أن يقوم به الفرد وليس بما يعرفه.
• التدريب المبني علي القدرات: عملية منظمة ومستمرة مرتبطة بالتوجه الإستراتيجي للمنظمة، محورها الفرد وهدفها إكسابه مهارات ومعارف واتجاهات تؤدي إلي الأداء المتميز.
• بناء نماذج أو قاموس القدرات: يتم تصميم نموذج القدرات في شكل سجل أو قاموس يتضمن هدف ومحتوي الوظيفة، معايير الأداء متطلبات القدرة والمسار الوظيفي.

ولكن هناك صعوبات لتحديد الاحتياجات التدريبية:

• هيمنة المدخل التقليدي لتحديد الاحتياجات التدريبية.
• عدم توفر بيانات يكفي لتحقيق المستوي المطلوب من التحليل لتحديد الاحتياجات التدريبية.
• ضعف الإمكانيات الفنية والتقنية التى تسهم في تحقيق التدريب عن بعد .
• ضعف المعرفة بالأساليب العلمية لتحديد الاحتياجات التدريبية علي مستوي المديرين ومسؤولي التدريب.
• تركيز المديرين علي تخطيط برامج تدريب دون الاهتمام بالنتائج.
• ضعف اهتمام المديرين بأهمية التدريب ودوره في تطوير الأداء.
• الوضع التنظيمي المتواضع لوحدات التدريب.
• عدم وجود خطط إستراتيجية في المؤسسات.
• عدم تضمين أهداف تنمية الموارد البشرية في الخطط الإستراتيجية للمنظمة.

وبالتالي يمكن القول إن نجاح عملية التدريب يتوقف بشكل كبير على مدى نجاح الشركات في تحديد الإحتياجات التدريبية ومدى التغلب على هذه الصعوبات.

ولتأكيد ذلك يظهر لنا نموذج ADDIE  وأن أول خطوة وأهم خطوة في النموذج هي Analysis  Training Needs  تحليل الاحتياجات التدريبية على ثلاثة مراحل