تطبيق مفاهيم الجودة والمواصفات فى إدارة وإنجاز المشروعات

بقلم.

مهندس / مصدق أحمد حسن 

المشروع Project)) هو عملية أو نشاط مقيد بزمن، أي له تاريخ بداية وتاريخ نهاية، يتم القيام به مرة واحدة من أجل تقديم منتج ما أو خدمة ما بهدف تحقيق تغيير مفيد أو إيجاد قيمة مضافة. وهناك تعارض ما بين خاصية كون المشروع أمراً مؤقتاً لمرة واحدة، وبين ما تتسم به العمليات الإدارية أو التشغيلية التي تجرى بشكل دائم أو شبه دائم من أجلِ تقديم نفس المنتج أو الخدمة مراراً وتكراراً. ولا تتطلب إدارة المشروعات بالضرورة نفس المتطلبات التي تتطلبها إدارة العمليات الإدارية والتشغيلية الدائمة، سواء من ناحية المهارات الفنية المطلوبة أو فلسفة العمل، ومن ثم فقد نشأت الحاجة إلى بلورة إدارة المشروعات. وقد عرف هيرسون (1992) المشروع بأنه " أي سلسلة من الأنشطة أو المهام التي لها أهداف محددة يجب أن تنجز ضمن مواصفات محددة ولها بداية ونهاية محددتان وله تمويل ويستعمل المصادر المختلفة من أموال ووقت ومعدات وعمالة". ونسب إلى ليش وتيرنر (1990) تعريف المشروع بأنه "وحدة إستثمار صناعي جديدة والتي لها بعض المعالم المميزة أو المتفردة وذلك من خلال تناغم الوقت والتكلفة ."

بعض الأمثلة على المشروعات:
-  تطوير خدمة أو منتج.
 - التأثير على تنظيم المؤسسة أو موظفيها أو طرقها وأنظمتها.
 - تصميم سيارة جديدة.
 - تطوير نظام معلوماتي جديد.
 - إنشاء مبنى.
 - تطبيق إجراء جديد أو عملية إدارية جديدة.

سمات المشروع:

-  مؤقت :له وقت بداية محدد ونهاية محددة.

-  النتيجة فريدة: ينتج عنه منتج جديد أو نتيجة جديدة أو خدمة جديدة غير مسبوقة.

 - الإتضاح التقدمي :المشروعات تتضح أكثر مع تقدمها، حيث إننا قد لا نتفهم أهداف مشروع معين حتى نستغرق فيه  فترةً معينة، وبالتالي تتضح لنا أهدافه مع تقدم الوقت ومن الممكن أن نكتشف أهداف جديدة لمشروع عند إنقضاء جزء من مدته بعد بدايته.

إدارة المشروع :(Project Management‏)

هو تخصّص يتعلّق بتنظيم وإدارة الموارد، مثل الموارد البشريّة، بالطريقة التي تمكّن من إنجاز المشروع بإحترام مضمونه المحدد وبمراعاة عوامل الجودة والتوقيت والتكلفة. وإدارة  المشروعات هي توظيف المعرفة ومهارات وأدوات وأساليب معينة على أنشطة المشروع للوصول إلى النتائج المرجوة والمتطلبات المنتظرة.

متطلبات إدارة المشروع :
يعمل فريق إدارة المشروع على إدارة الأعمال التي تشمل:
-  متطلبات: النطاق، الزمن، التكلفة، المخاطر، والجودة.
-  أصحاب المصلحة ذوى المتطلبات المتفاوتة والتوقعات المختلفة.
 - متطلبات وأهداف معرّفة.

دورة حياة المشروع :

هي مراحل يمر بها المشروع من بدايته حتى إختتامه (مرحلة التأسيس - مرحلة التخطيط - مرحلة التنفيذ - مرحلة المراقبة والتحكم - مرحلة إنهاء المشروع)، وكل مرحلة تتكون من مجموعة من الأعمال والخطوات التي تنتج عنها ما تسمى بالمسلمات، والمسلمات هي عبارة عن مجموعة من النتائج والمستندات التي تنتج عن العمليات التي تحتويها المراحل التي يمر بها المشروع.

فمثلاً :مرحلة التخطيط ينتج عنها عدة مسلمات منها خطة تنفيذ المشروع ، وخطة إدارة الجودة للمشروع.

المشروعات والجودة:

الجودة هي مقياس للتميّز وخلو المنتج أو الخدمة المقدّمة أياً كانت من العيوب والنواقص  والإختلافات الكبيرة عن المنتج أو الخدمة المتوقعة، حيث يكون ذلك عن طريق الإلتزام بمجموعة من المعايير القابلة للقياس، والقابلة للتحقق والمتفق عليها، وذلك حتى ترضي كافة متطلبات العملاء أو المستخدمين، ويشار إلى أنّ مواصفة الأيزو تعرّف الجودة على أنها: "مجموعة من السمات والخصائص الخاصة بمنتج أو خدمة معينة بحيث تجعله قادراً على تلبية إحتياجات العملاء سواءً كانت المذكورة بشكلٍ صريح أو ضمني". وقد تم تعميم مفهوم الجودة بحيث أصبحت تشمل كافة وحدات المؤسسة من الإدارة وحتى الوصول إلى جودة المواد الواردة، بالإضافة إلى جودة الإنتاج، وكذلك جودة العاملين في المؤسسة، وجودة أقسام الفحص، والمخازن التي تحفظ فيها المنتجات، ووصل هذا المفهوم إلى التوريد، وخدمات ما بعد التوريد. ويشار إلى أنّ تنظيم الجودة في المؤسسة يكون من خلال إتباع آليات معينة ونظم مكتوبة، بحيث يتم تحديدها لكل قسم في المؤسسة، وذلك من أجل التحكم في الجودة وضمانها، وهذه النظم والآليات هي: تخطيط الجودة - ضمان الجودة - ضبط الجودة - التحسين المستمر.

والمشروع يعتبر مؤسسة قائمة بذاتها ، كما أنه يقدم منتج أو خدمة من المهم أن تكون خالية من العيوب والنواقص والإختلافات ، أى أن يتم إنجازه بجودة عالية ترضى كافة متطلبات العملاء أو المستخدمين .

المشروعات  والمواصفات القياسية:

وضعت تعاريف كثيرة للتقييس في مختلف اللغات ويشترك معظمها في أنه إتباع أسلوب موحد وتطبيق قواعد ثابتة وإتخاذ مرجع واحد عند مزاولة نشاط  ما، ولعل أصح التعريفات التي وضعت له وأحدثها في الوقت نفسه، هو التعريف الذي وضعته المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) وطبقاً لهذا التعريف فإن التقييس هو:

"وضع وتطبيق قواعد لتنظيم نشاط معين لصالح جميع الأطراف المعنية وبتعاونها وبصفة خاصة لتحقيق إقتصاد متكامل أمثل مع الإعتبار الواجب لظروف الأداء ومقتضيات الأمان ".

والمشروع يجب أن يتم فى إطار قواعد ونظم ومواصفات محددة وذلك لتحقيق الغرض منه وعلى ضوء مقتضيات معينة من الأداء ومتطلبات الأمان المرجوة.

إدارة جودة المشروع :

هى العمليات والأنشطة اللازمة لتحديد وتحقيق جودة المشروع، وهى جزء لا يتجزأ من إدارة المشروع فهى تشمل العمليات والأنشطة التى تحدد سياسات الجودة، والأهداف، والمسئوليات اللازمة لضمان إستيفاء متطلبات المشروع، وذلك من خلال التركيز على جودة المخرجات بالإضافة إلى التركيز على الوسائل والطرق التى سيتم إتباعها لتحقيق ذلك. وبالتالى فإن إدارة جودة المشروع تشمل سلسلة من الخطوات أو العمليات التى يتم تنفيذها لضمان تحقيق الجودة المطلوبة وهى: تحديد سياسة الجودة ((Quality policy، والتخطيط لتحقيق الجودة (Quality planning)، وضمان الجودة (Quality assurance)، بالإضافة إلى مراقبة الجودة (Quality control)، وتحسين الجودة (Quality improvement).

ضمان جودة المشروع :

تتمثل إحدى أهم خصائص المشروعات في العلاقة الوثيقة بين مدة تنفيذ المشروع وتكلفة إنجازه من جهة، وجودة العمل فيه من الجهة الأخرى، حيث أن أي تغير في أحد طرفي هذه العلاقة بالزيادة أو النقصان سيؤثر بشكل واضح على الآخر. فعلى سبيل المثال ، سيؤدي تخفيض التكلفة المرصودة لمشروع ما إلى إطالة مدة تنفيذه، نظراً لعدم توفر المبالغ الكافية لجلب أفضل الموارد لإنجازه، ناهيك عن تدني جودته بسبب محاولة إنجاز العمل بالإعتماد على موارد ذات نوعية متدنية. ومن هنا، فإنه يتوجب أخذ متطلبات الجودة بالإعتبارعند إعداد خطة تنفيذ المشروع، لكي يتاح للمشروع تحقيق كافة المتطلبات التي يفترض أن يحققها عند اكتماله. وللحصول على الجودة المطلوبة للمشروع، علينا أولاً تحديد مقاييس الجودة الأنسب مع كيفية تطبيقها. فبالنسبة للمشروعات الإنشائية، يتعين تحديد المواصفات القياسية الواجب إتباعها في تنفيذ المشروع، حيث توجد مواصفات أمريكية وبريطانية وغيرها، ولكن ليس بالضرورة أن تلائم جميعها المشروع ومتطلباته.

وتكمن الخطوة التالية في تحديد متطلبات تحقيق الجودة ، والتي تشمل أنشطة توكيد ومراقبة الجودة التي يتوجب القيام بها في مرحلة تنفيذ المشروع. وتشمل أنشطة توكيد الجودة جميع العمليات الضرورية والكفيلة بأن يحقق المشروع كافة المتطلبات الخاصة بمقاييس الجودة التي تم الاتفاق عليها وإعتمادها للمشروع. ومثال ذلك المشروعات الإنشائية، التي تتخللها أنشطة عديدة لتوكيد الجودة، ومنها مراجعة كل من التصميمات الهندسية، وطلبات إعتماد المواد والعينات، والخرائط التنفيذية، ومؤهلات فريق عمل المشروع، وذلك بهدف تعزيز قدرة المشروع على تلبية مقاييس الجودة المطلوبة خلال تنفيذه. وبالتزامن مع أنشطة توكيد الجودة ، يتعين على فريق المشروع أيضاً تحديد أنشطة مراقبة الجودة، والتي تهدف إلى متابعة بعض نتائج المشروع لمعرفة مدى توافقها مع مقاييس الجودة المعتمدة وتحديد أساليب التخلص من أسباب الأداء غير المتوافق مع تلك المقاييس.

وإذا أخذنا المشروعات الإنشائية مثالاً على ذلك، نجد أن هذه الأنشطة تشمل أعمال الفحص المخبري والموقعي لأجزاء المشروع التي تم إنجازها، وذلك بهدف معرفة نتيجة الفحوص، والتي قد تكون سبباً للنجاح أو الفشل. يتعين على فريق العمل أيضاً تحديد الإجراءات الواجب إتباعها في حال فشل النتائج، والتي تعرف بخطوات تصويب الخطأ. وفي حين تتطلب أنشطة توكيد ومراقبة الجودة موارد بشرية ، ومعدات ، ومواد ، وغيرها ، فضلاً عن ضرورة تنفيذها بالتنسيق مع خطة عمل المشروع لضمان ترابطها مع الأنشطة الأخرى، فإنه يتعين على فريق المشروع التعامل معها كأنشطة لها مدة زمنية محددة لإنجازها.

كما يجب أيضاً تحديد الطرف المسئول عن تنفيذها وبيان العلاقات المنطقية التي تربطها مع أنشطة خطة العمل التي قد تؤثر أو تتأثر بها، وذلك لكي تكون خطة عمل المشروع متكاملة وصحيحة، مع مراعاة مدة تنفيذ المشروع وتكلفة تنفيذ الأعمال المتعلقة به ومعايير الجودة المطلوبة لتلك الأعمال.

دور المواصفات القياسية فى إدارة المشروعات:

وضعت مجموعة من المواصفات القياسية الإرشادية التى ترشد إلى الأداء الفعال فى المشروعات وتساعد القائمين عليها فى أداء مهامهم على الوجه الأكمل منها على سبيل المثال لا الحصر:

(1)- المواصفة ISO 21500 - إرشادات بشأن إدارة المشروعات، تم نشرها كدليل دولي في سبتمبر 2012. وفيما بعد كمواصفة دولية. يمكن إستخدامها كأساس لتطوير المواصفات الوطنية. ليس الغرض منه هو إصدار الشهادات أو الأغراض التنظيمية، نظرًا لأن المواصفة الحالية ليس لها هيكل الشهادة (لا توجد متطلبات مدرجة). ومع ذلك، ففي إسبانيا، تم استخدامها بالفعل لإصدار شهادة وطنية وفقًا للمواصفة  UNE-ISO 21500. ويمكن إستخدامها من قبل أي مؤسسة، بما في ذلك المؤسسات العامة أو الخاصة أو المجتمعية، ولأي نوع من المشروعات، بغض النظر عن التعقيد والحجم والمدة. حيث أنها توفر وصفًا رفيع المستوى للمفاهيم والعمليات التي تعتبر ممارسة جيدة في إدارة المشروعات. 

(2)- الدليل المعرفي لإدارة المشروعات (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) - الإصدار السادس (2017)، ويُعرف إختصاراً (PMBOK Guide®)، وهو كتاب يقدم مجموعة من المصطلحات والمبادئ التوجيهية والمعايير في إدارة المشروعات، ومصدر أساسي لإدارة المشروعات بفعالية في أي صناعة. الدليل صادر عن معهد إدارة المشروعات ومُعترف به من قبل المعهد الوطني الأمريكي للمواصفات (ANSI)، ومعهد مهندسي الكهرباء والإلكترونيات (IEEE). 

(3)- PRINCE2: تم اشتقاق PRINCE من طريقة سابقة تسمى PROMPT II (تقنيات تخطيط إدارة موارد المشروع). في عام 1989، إعتمدت الوكالة المركزية للكمبيوتر والاتصالات السلكية واللاسلكية (CCTA) نسخة من PROMPT II  كمواصفة للمملكة المتحدة لإدارة مشروعات أنظمة المعلومات. أطلق عليها اسم "PRINCE"، والتي كانت في الأصل تعني "PROMPT II in the CCTA Environment".

 تمت إعادة تسمية PRINCE كرمز مختصر لـ"PRojects IN Controlled Environment". سرعان ما أصبحت تطبق بإنتظام خارج بيئة تكنولوجيا المعلومات البحتة، سواء في المملكة المتحدة أو في القطاع الخاص في جميع أنحاء العالم. تم إصدار PRINCE2 في عام 1996 كطريقة عامة لإدارة المشروعات، وأصبحت PRINCE2 ذات شعبية متزايدة وأصبحت الآن مواصفة لإدارة المشروعات في العديد من الإدارات الحكومية في المملكة المتحدة وعبر منظومة الأمم المتحدة. كان هناك مراجعتان رئيسيتان لـ PRINCE2 منذ إطلاقها في عام 1996: "PRINCE2: 2009 Refresh" في 2009، و "PRINCE2 2017 Update" في عام 2017. وكان مبرر التحديث لعام 2017 هو التطورات في الممارسات التجارية العملية والتعليقات من ممارسي PRINCE2  في بيئة المشروع الفعلية.

(4)- المواصفة (ISO 10006): إدارة الجودة - مبادئ إرشادية لإدارة الجودة في المشروعات - نُشرت في الأصل عام 1997 وتم تحديثها في عام 2003 ثم فى عام  2017. وللأسف، لم تتمتع بنفس شعبية سلسلة أيزو 9000 أو المواصفات العالمية لإدارة المشروعات مثل دليل PMBoK® أو Prince 2. حتى أن بعض الدول الأعضاء في (ISO) لديها مواصفات أكثر شعبية لإدارة المشروعات، على سبيل المثال المواصفة البريطانية  BSI 6079 هى مثال على ذلك. ونتيجة لذلك، تعمل صناعة مواصفات إدارة المشروعات العالمية بكثافة لمعالجة هذا الأمر. تقدم المواصفة (ISO 10006) إرشادات لإدارة الجودة في المشروعات. وهي تحدد مبادئ وممارسات إدارة الجودة ، والتي يعد تنفيذها مهمًا لتحقيق أهداف الجودة في المشروعات ويكون له تأثير عليها. وهى متوافقه مع ISO 9000: 2015   & ISO 9001: 2015 ، وتكمل الإرشادات الواردة في ISO 21500: 2012.

الإرشادات الواردة في هذه المواصفة مخصصة لجمهور واسع. حيث تنطبق على المشروعات التي يمكن أن تتخذ أشكالًا متعددة، من الصغيرة إلى الكبيرة جدًا، ومن البسيطة إلى المعقدة، ومن كونها مشروعًا فرديًا إلى جزء من برنامج أو مجموعة مشروعات، وفي بيئات مختلفة، وبغض النظر عن نوع المنتج / الخدمة أو العملية المعنية، بقصد إرضاء الأطراف المعنية في المشروع من خلال إدخال إدارة الجودة في المشروعات. الغرض منها هو استخدامها من قبل أشخاص لديهم خبرة في إدارة المشروعات. تميزهذه المواصفة مفهومان "إدارة الجودة في المشروعات" و "أنظمة إدارة الجودة في المشروعات " على النحو التالي:

- تشمل إدارة الجودة في المشروعات: أنظمة إدارة الجودة في المشروعات، ومسئولية الإدارة في المشروعات، وإدارة الموارد في المشروعات، وتحقيق المنتج / الخدمة في المشروعات، والقياس والتحليل والتحسين في المشروعات.

- تشمل أنظمة إدارة الجودة في المشروعات: خصائص المشروع، مبادئ إدارة الجودة في المشروعات، عمليات إدارة جودة المشروع وخطة الجودة للمشروع.                                  

وهناك جانبان لتطبيق إدارة الجودة في المشروعات: عمليات المشروع التي تتم إدارتها ضمن نظام إدارة المشروع، وجودة مخرجات المشروع في شكل منتجات وخدمات. يمكن أن يكون للإخفاق في تلبية أي من هذه الجوانب المزدوجة آثار كبيرة على منتجات المشروع وخدماته، وعلى عميل المشروع والأطراف المعنية الأخرى، وتنظيم المشروع.

يتطلب إنشاء وصيانة جودة المنتج / الخدمة في المشروع نهجاً يهدف إلى التأكد من فهم الإحتياجات المعلنة والضمنية للعميل وتلبية تلك الإحتياجات، وفهم إحتياجات الأطراف المعنية الأخرى وتقييمها، ومراعاة سياسة الجودة الخاصة بالمنظمة الأصلية للتنفيذ في إدارة المشروع.

لماذا أصدرت ISO مجموعتين من المواصفات الخاصة بإدارة المشروع؟

هاتان المجموعتان من المواصفات متكاملتان، غير قابلتين للتبادل. هناك مجموعة لإدارة المشروعات (ISO 21500) ومجموعة أخرى لأنظمة إدارة الجودة في مجال المشروعات (ISO 10006). لا يخضع أى منهما لإصدار الشهادات. وتوفر ISO 9001/2015 شهادة في القضايا المتعلقة بهذه المواصفات.

 ونخلص إلى أن الجودة وعناصرها وأسسها ومبادئها ومفاهيمها يجب أن تطبق عند إدارة وإنجاز المشروعات بأنواعها المختلفة حتى تتم هذه المشروعات كما خطط لها من حيث التكلفة والتوقيتات ورغبات ومطالب المستفيدين، كما أن المواصفات القياسية أيضاً لها دورها البارز فى تنظيم تحقيق خطط المشروعات وأهدافها والغرض المرجو منها .