إشراك الموارد البشرية والكفاءات المواصفة أيزو10018 - 2012

بقلم.

د. هانئ أحمد توفيق

من الاتجاهات الحديثة في الإدارة أن يتم إشراك العاملين في المنظمة، ليس فقط في اتخاذ القرارات الخاصة بالعمل، بل أيضا في كل مناحي واهتمامات وأنشطة المنظمة بشكل عام. من هنا جاء اهتمام منظمة الأيزو بتصمصم وإصدار مواصفة تهتم بهذا التوجه وتنظمه بما يسمح بتطبيقه على الواقع العملي فأصدرت المواصفة الدولية (ISO 10018 : 2012) - التي للأسف لم ينتبه لها الكثيرون بالقدر الكافي حتى الآن - والذي يعود تطبيقها على المنظمة وعلى العاملين بها بالفائدة وهو ما سوف نتعرض له في هذا المقال.

جاءت هذه المواصفة لتؤكد أهمية إشراك العاملين في أنشطة تطوير المنظمة من خلال رفع جداراتهم وكفاءتهم في الأداء. وقد أوردت صراحة في عناصرها بشأن عملية إشراك المورد البشري وتأمين حصوله على الكفاءة أو الجدارة أن هذه الجدارات يمكن أن تستهدف في خطط التطوير والتي أيضا يجب أن تساهم في مشاركتهم في هذه العملية.

أولا: الخطوات:

حددت المواصفة أن أهم خطوات هذه العملية تتمثل في:

• تحليل الجدارات: التحليل أي جمع البيانات وتحليلها على المدى القصير والطويل لأهداف المنظمة في هذا الصدد. ويقصد بتحليل الجدارات أن تتم على مرحلتين الأولى هي قياس الجدارات المتوفرة وتحليلها كمرحلة ثانية.
• تخطيط الجدارات: التخطيط أي أن الإجراءات قد تم إنشاؤها وصيانتها لتخطيط عملية إشراك العاملين ورفع جداراتهم على المستويين الفردي والجماعي. وهذه الخطوة هي الأهم من بين الخطوات لأنها هي التي سوف تحدد اتجاهات المنظمة نحو رفع كفاءة الأداء بتوظيف الجدارات المتاحة وكذلك بتحديد الجدارات المطلوبة لاختيار الأشخاص الذين يمدون المنظمات بها من خلال الترشيحات للوظائف الشاغرة في المنظمة طبقا للاحتياجات الفعلية للمنظمة منها.
• التنفيذ: أي أن الخطط والأنشطة قد وضعت لتحقيق أهداف إشراك العاملين ورفع جداراتهم وتم اتخاذ خطوات نحو تنفيذها وبدأت المنظمة العمل في هذا الاتجاه. ويقصد بالأنشطة كل نشاط يلبي ويحقق زيادة جدارة غير موجودة ونحتاجها أو موجودة ونحتاج لرفع كفاءة شاغل الوظيفة ليصبح على الدرجة المطلوب تحقيقها. وقد تشمل هذه الأنشطة التدريب الموجه وتبادل الزيارات والخبرات بين الزملاء. وقد تشمل أيضا وضع مؤشر أداء للمديرين يعنى برفع أداء عامليهم وقياس ذلك دوريا. وقد نحتاج لحفز العاملين على الانضمام بكيانات علمية ذات مصداقية يستقي منها العاملون كل ما هو جديد في المجال ويتقابلون فيه مع الزملاء من جهات أخرى فيكونوا خبرات جديدة ويتبادلوا المعلومات مع بعضهم البعض في مجال عملهم.
• التقييم النهائي: أي أن الخطط والأنشطة والمخرجات تمت مراجعتها وتقييمها بغرض التحسين. وأنه يجب إجراء المراجعة لكل خطوة لضمان صحة المدخلات والمخرجات. والتقييم يشمل أيضا مقارنة المخرجات بالمستهدف والمتوقع والمخطط له.

وهذه الخطوات يجب أن تنفذ على كافة المستويات في المنظمة سواء فرديا أو جماعيا وبصورة دورية بغرض تعديل التوجهات أو الأنشطة. فعلى مستوى الأفراد قد نحتاج استكشاف القدرات والمهارات والسمات الشخصية ونضع خريطة جدارات تعنى بتطوير إمكانياتهم ورفع كفاءتهم. أما على مستوى المنظمة فمن المؤكد أننا سنحتاج إلى تحديد مكامن التطوير وأماكنه وقدر التطوير المطلوب والموارد المتوفرة والمطلوبة لتحقيق رفع الأداء على مستوى المنظمة ككل. 

ثانيا: المدخلات:

كي تستطيع المنظمة إشراك العاملين في عمليات التطوير المطلوبة والمستهدفة فإنه لابد من وجود مدخلات من الجدارات التي يجب أن يتمتع بها العاملون حتى يمكنهم المشاركة بفاعلية والخروج بنتائج ذات أثر. وقد حددت المواصفة مدخلات هذه العملية كما يلي:

• تحديد احتياجات المنظمة من الجدارات على كافة المستويات الإدارية عليا ووسطى وخط أول. يرتبط ذلك بالوظيفة لا الموظف، ذلك لأن كل وظيفة احتياجات من الجدارات تختلف عما سواها من وظائف. كذلك كل مستوى إداري له احتياجات من غير ما يحتاجه مستوى إداري آخر.
• وضع السياسات والأهداف الوظيفية استراتيجية وتنفيذية. وهذه النقطة بالذات يجب إعطائها القدر الكافي من العناية والاهتمام بما يسمح بمشاركة العاملين في هذه الخطوة أي في وضع السياسات والأهداف كي يتملكون مخرجات هذه الأهداف كما يتملكونها هي ذاتها ويتكون لديهم الإحساس بالقابلية للمساءلة عن النتائج.
• المراجعات السابقة التي تقوم بها الإدارة أو تلك التي يقوم بها العملاء وهي سمة العصر. فقد أصبحت المنظمات تتعرض للمراجعة من العملاء للتأكد من أن كل المدخلات قد تم توفيرها للعملية الإنتاجية أو الخدمية طبقا للمعايير الدولية المعمول بها. بل وأصبح من الوارد رفض المخرجات بسبب عدم توفير المدخلات طبقا لهذه المعايير.

ثالثا: المخرجات:

أما المخرجات فجاءت في المواصفة  كما يلي:

• الجدارات المناسبة لكل وظيفة على حدة قد تم تحديدها بالصورة الواجبة وبشفافية عالية بعد أن شارك العاملون في كل المراحل السابقة.
• الموارد البشرية المشاركة في عملية تحديد الجدارات المطلوبة للوظائف قد تم تأهيلهم وأصبحوا على دراية بمتطلبات التميز في الأداء على المستوى الفردي والمؤسسي.
• مستندات المراجعة التي توثق عملية تحديد الجدارات وهي جزء لا يتجزأ من العملية ككل وتعتبر من أهم عناصر عمليات التطوير إن أحسن توثيقها ومراجعتها وتعديلها كلما تتطلب الأمر ذلك.
• التخطيط وخطواته وأدواته والمشاركين فيه. حيث أن المعروف أن الخطة لا شئ وأن التخطيط هو كل شئ. أي أن عملية التخطيط إن تم الاعتناء بها وإعطائها ما يلزم من وقت وموارد فسوف نخرج بالتأكيد بخطة جيدة وصالحة للتنفيذ. والعكس صحيح.

رابعا: متطلبات إشراك الموارد البشرية:

أوردت المواصفة في شأن تنفيذ عملية إشراك العاملين ورفع جداراتهم بعض المتطلبات منها:

• أن تصرفات القيادة يجب أن تتصل بالحقائق مثل التواصل، العمل الجماعي، المسئوليات، الابتكار، والتقدير.
• أن المشاركة تتطلب وجود بيئة تسمح بمشاركة العاملين في التخطيط مما قد يؤثر على إصدار القرارات والأنشطة المتعلقة بعملهم وبالتالي التأثير إيجابا على تحقيق أهداف المنظمة.
• وهذه البيئة تتضمن التواصل، والاختيار والتعيين، والتوعية، والمشاركة، والعمل الجماعي، والتعاون، والصلاحيات والمسئوليات.

وحددت المواصفة أنه يجب على الإدارة خلق بيئة تمكن للعاملين من المساهمة في تسيير أعمالهم وتمكينهم من أخذ قرارات تتعلق بما يعملون ويكونون مسئولين عنه.